昨今、労働者のワークライフバランスに対する意識変化や少子高齢化に伴った育児や介護との両立など、働き方へのニーズが多様化しています。
こうしたニューノーマルな時代において、様々な企業では、高い生産性を担保しつつ、社員のニーズに対応した働く環境の整備が推進されています。
しかし、高い生産性と柔軟な働き方が両立した環境を実現できていないケースも多くあります。
「働き方変革がなぜかうまくいかない、社員がついてこない、社員との隔たりがある」
そう感じている人も少なくないのではないでしょうか。
こうした問題を解決するためには社員の生の声に耳を傾け「真の課題を見つけること」が鍵となります。
私たちWorkstyle Invention®は、ニューノーマルな時代の企業の働き方に関する課題を発掘していく活動を通して、企業としてのマクロ的な働き方改革だけではなく、社員の当事者意識の醸成といったような現場レベルの課題にもフォーカスし、本質的な改善を見据えた活動を目指しています。
今回は数ある事例の中から、働き方改革の課題発掘のコツをお伝えします。
企業の抱える課題
様々な働き方の選択肢が増える中、社内のコミュニケーションやコラボレーションをどのように活性化させていくかが重要視されるようになりました。
多くの企業が対策としてコミュニケーションツールを導入しましたが、活用されないケースが多くみられるようになりました。
NTTデータのアプローチ
上記の課題を解決するため、NTTデータは以下の3つのアプローチを行いました。
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第三者の立場からフラットに発生していることを並べる
働き方改革の活動を行っていると、自組織からは見えない・言いにくいような組織文化に関係する課題や問題点も多くあります。
第三者の立場から客観的に企業を理解し、これらをあえてテーブルの上に広げることで、解決に向けた検討をファシリテーション致します。
お客様はメール文化が根強いといった背景がありましたが、今後もメールであるべきもの、メール以外のツールを使うと効率的になるものを社員同士で会話することで、新たな働き方を模索する第一歩をご支援させていただきました。
以前よりお客様にてディスカッションは行っていましたが、第三者の介入により普段よりも多種多様な意見やアイディアが出た、とコメントいただきました。 -
企業の課題に合わせた解決策の提示
課題創出のアクティビティを体感いただくにあたり、NTTデータならではの様々な業界の事例を詰め込んだインプットセッションを行いました。
例えば、コミュニケーションツールにMicrosoft365を使用されている企業には、活用のためのユースケースを紹介したり、 コミュニケーションツールの選定から行いたい企業にはMicrosoft365やGoogleだけではなく、 SlackやMiro,Oviceなどのピンポイントのニーズに対応できるようなツールも幅広くご紹介しています。
これにより、青写真で終わらない、現実的な解決策の検討をリーディングし、具体的なアクションプランの策定が可能となりました。 -
最先端の技術を積極的に取り込み、業務変革の後押しをする
企業の課題感に合わせて、Generative AIやメタバースといった最先端の技術を用いた案件の実績から、現在抱えている課題だけでなく、 未来を見据えて展望を描き、その展望をともに実現する提案を行いました。
これにより、これまでのやり方にとらわれない業務変革のアイディアをご提案することで3年後5年後も変革し続けることができる組織になるような後押しを行いました。
よくあるコミュニケーションの弊害と実施策
課題発掘のアプローチの結果、以下の3つがよくあるコミュニケーションの弊害と言えます。
1. 環境・業務の特色
課題①：コミュニケーションツール立ち上げのハードル
コミュニケーションが可能な端末と業務の端末が別々であったことから、チャットよりメールを使った方が早いと感じるケースがありました。
複数の環境を統合し、シームレスなコミュニケーションを目指します。
2. 風習・風土
課題②: 変わらないのが当たり前、周りと違うことをしないという風土
メールが正という社風もあり、チャットを送ることが失礼であったり悪目立ちしてしまうのではないかという心理的な抵抗がありました。
コミュニケーション促進組織が企業としてのあり方やそれに通じるコミュニケーションの目指す姿を定め、現場の盛り上げ施策を実施することで意識から改革を行っていきます。
3. 推進体制
課題③: ツールの存在が伝わっていないor使い方がわからない
コミュニケーションツールが使えるようになっても、大々的に情報発信を行っていませんでした。
ツールの活用ユースケースを作成して利用者に活用のイメージを持ってもらうことや、エヴァンジェリストを育成し、賞賛する仕組みを整えることで、内部から現場を盛り上げていく施策を実施します。
ツールが使われない背景としてはしばしばこのような環境・風土、体制の3点の課題に分類されますが、働き方改革の課題解決には、技術的な要素だけではなく組織変革も併せて行うことが必要です。
まとめ
今回のアクティビティを通じて、「自分以外の社員も同じように感じていることを知ったことで、心理的なハードルは下がったように思う」、「コミュニケーションの活性化に向けた気付きや、社員のモチベーション向上、課題の明確化といった3つの大きな成果を感じることができた」とご意見をいただきました。
働き方改革を進めてみたけど中々上手く行かない……。
ということは往々にしてありますが、今回ご紹介した事例のようになぜ上手く行かないのかを変革を進める側だけで考えるのではなく、実際に推進する現場の中でも議論することで、現場社員の意識を変え「真の課題」を見つけ出す鍵になります。
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